◤ 所．當．聞 ◥　學習心得分享

文╱Ring Luo羅玲超/CACT財務室會計

註：住宿費扣100，代辦銀行卡10，工衣款20。

錯誤的做法是，直接做到4月6日：
　　借：應付工資—組裝部　　　1236.68
　　　　貸：其它應收款—代辦銀行卡　　　　　　    10
　　　　　　管理費用—職工福利費╱總管室　　　　20
　　　　　　其它應收款—勞工保險　　　　　　　      4
　　　　　　現金　　　　　　　　　　　　　　    1202.68

像上面這樣的做法是很嚴重的錯誤，這樣會讓出納對不上3月分的現金流量。

正確的做法是：

　因為我們的工資是在次月的15日結帳發工資，所以，像這樣在15號前結工資離職的人要在3月份的時候計提他的工資：

　　借：製造費用—工資╱組裝　　　　　　　　　　1268.75
　　　　貸：應付工資　　　　　　　　　　　1134.75　
　　　　　　其它應收款—代辦銀行卡　　　　　　10
　　　　　　管理費用—職工福利費╱總管室　　　　20
　　　　　　其它應收款—勞工保險　　　　　　　4
　在4月份的時候就要把計提的工資沖銷：
　　　借：應付工資　　　　　　　　　　　　　　1134.75
　　　　　製造費用—工資╱組裝　　　　　　　　　　67.93
　　　　　貸：現金　　　　　　　　　　　　　　1202.68

　這樣員工就可以在第二天領取工資的時候在傳票上簽上自己的名字就可以離開了。

　像我們看到上面的案例，每個明細科目後面又有個部門，其實在我們公司是有規定的，各個部門的費用及工資計到各個部門中去，而部門又有各自的歸屬，像上面的組裝屬於製造部就記到製造費用，計到製造費用的還有工程部跟模具部，銷售費用則主要是業務部跟報關的，像我們財務部、行政、資訊、總管室這些則是計入管理費用。還有一些雜費不知道該歸到哪個部門的，就把它們全都歸類到總管室裡。每個部門都要有自己的預算，如果超過自己的預算分析要對廠長做出合理的解釋，由廠長決定要不要上報到上級。

二、系統區別

　當初我剛來面試的時候就問過面試官（也就是我現在的上司—會計主管：Suny）公司用的是什麼系統軟件，答案是一個我聽都沒聽過的名字—科展系統。我們在學校學的是快要被淘汰的ERP用友軟件，當然我也知道金蝶跟用友是差不多的，來面試的前一天還特地的去一個熟悉叔叔的公司請教了一個做出納的姐姐，學習如何做企業的帳，因為用的是金蝶，所以大部分的使用情況是跟我們的差不多的，操作起來並沒有多大的困難。現在聽到這個從沒聽過，也接觸過的東西心裡直想打退堂鼓。叔叔也說過如果想現在的生活過的輕鬆可以在他公司每月幫他對對帳，但是獅子座的我不願意只屈服在那麼平凡枯燥的生活中，我要挑戰，想學到更多課本上以及其它地方學不到的東西，所以我選擇了這個陌生的環境挑戰這份陌生的工作。

　我們所學的ERP用友系統是一個先建立帳套、設立公司名、時間日期等，然後再鍵入供應商檔案、客戶信息、銀行等等基本資料，還要分工明確，會計主管、出納、以及會計都有各自不同的權限，上課的時候真的亂套了，每個人有什麼權限都要用筆紀錄起來，方便下次的操作。還要建立工資系統、UFO報表、轉資產負債表、利潤表等，看似簡單，但假如把這些事情運用到現實生活中－－譬如是我們公司的運作，會計可能會沒了半條命。

　現在我們公司所用的是科展系統，裡面有生產管理系統、托外系統、固定資產系統、採購系統、產銷存系統、會計系統、預算系統、管理成本系統等八個大系統，除了生產管理系統外，其它七個大系統都是會計的管轄範圍。我們分工比較明細，每個人負責的板塊不同，所做的事也不同，並不像讀書那時候全部一個人承擔。像建立廠商檔案是採購部的事，建立客戶檔案是業務部的事，預算也是由各個部門自己根據本身的情況與年初的期初額去預算。我負責的是費用這個板塊，每天就針對報銷的費用做些傳票，轉下其它板塊的應付款以及應收款，對一下帳款金額，再協助其它同事做一些相關的財務工作。公司的一切運作讀是走系統的，你可別想從中撈到一點油水。
　

三、科展系統－－費用板塊的使用

　當然，剛來上班的我是什麼都不會，一切都得從頭學起，先是簡單的後是複雜的，再來就是繁瑣的了，但基本上的操作跟書本上的是大同小異，有借必有貸、借貸必相等，這是會計的基本定義。不同的是把手工操作變成了電腦操作，把憑證叫做了傳票。每天做的也只是一些費用的報銷、貨款的借支、沖帳。

　每個月要把採購系統的訂貨單跟業務部的銷貨單轉過來，轉帳前要先把與台北交易的金額根據四捨五入先改整，這樣才會跟會計帳裡的金額不會有太大的出入。

轉帳步驟：

1. 在產銷存系統的結轉會計模塊中的結轉會計單擊結轉傳票，選中銷貨輸入相關信息再到會計系統中的會計作業中的外接傳票把銷貨轉過來，剩下的銷貨退回跟銷貨折讓跟上述步驟一樣。

2. 在採購系統中也是同樣的方法把進貨、退貨、進貨折讓跟托外驗收給轉過來，同樣在會計系統中以同樣的方法接收。

3. 為了防止修改，還要把採購系統跟產銷存系統的管制日期鎖住。

4. 事情並不是就這樣就結束了，還要返還到會計系統中，把每筆轉過來的數據中的摘要、匯率修改一下（根據以下匯率修改，香港的匯率：0.996、美國： 7.808、台北：0.239）。方便以後的查帳。對照兩個系統，根據轉廠、外銷、跟台北加工給相應的修改，還要註明部門跟稅金。

5. 最後一步就是把會計帳中總帳的銷售收入通過製表轉出來金額跟產銷存、採購系統中的金額核對一下，還要查下外銷中的金額是否有區別，並做出適當的修改。

　看似簡單，做起來就挺繁瑣的，特別是一個月下來，要改的東西的確很多、很煩，有時候就因為差一分錢而翻查一個月的帳，工作量很大。所以定期改一下效果會比一次做的好，效率也比較高，對帳也比較快。

　每月10日前將客戶送來的帳單與科展系統對好金額後將正確的金額紀錄於一張設定好月結日期的表格內，將客戶送來的發票根據雙方約定的月結日期確定應付帳款的日期，如果發票是10日後送過來的則要計入次月貨款，再延後一個月付款。

　把每月的應付帳款發票記在每月的月末，按照科展上面的金額計入借方，與發票金額有差異的計入管理費用中的尾款折讓，部門計入管理室。

四、傳票的裝訂

　裝訂傳票看似很簡單的事情，但也會讓人變的瘋狂，首先先把倉庫送來的進貨驗收單按順序排列，再跟系統的金額對好，再把根據系統轉回來的應收帳款、應付帳款根據對應的驗收單裝訂好，下一步就是把象小山一樣高的傳票按順序整理好還要跟系統中的傳票號碼、金額、科目一一對好，把遺漏不建的設法補齊。單是這樣簡單的事情也要整理一天。

　最後就是要把傳票按日期和份量分成適量的幾本，用恐怖的打孔機打上兩個孔，用針線把整理好的傳票跟封面訂在一起，看著線在傳票中來回穿梭就像是一個母親在為自己的孩子縫製一件漂亮的新衣服，然後在在封面上寫上相應的年、月、日，用「帽子」把線頭藏好，這樣一本傳票就整齊的呈現在你的面前，為了方便以後查找，可以在帽子的邊緣註明年月日跟傳票的號碼。當你看到自己勞累了一天後所做的成果時，那種心情就像是慈母把做好的衣服被心愛的孩子穿在身上一樣。

五、沖帳

　因為我們公司是台灣投資的，其中有大概90%的訂單是台灣那邊下的訂單，很多都是幫台北那邊的加工，為此也在相應的客戶名稱後面做了相應的記號。在產銷存中的收款管理中的客戶帳款把全部客戶通過製表然後轉出來再打印出來，把有記號的在收款管理中的收款資料中，輸入相應的客戶簡稱、日期、金額、沖帳方式，對沖就可以了。

　每個月份都有應付帳款跟應收帳款，我們也要把這兩個已收跟已付帳款一筆筆紀錄下來，貸方為應收帳款的在產銷存系統中沖，借方為應付帳款的在採購系統的付款管理中沖。

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